Allgemeines

CZSchule ist eine neu entwickelte Software für die Schulverwaltung. Sie ermöglicht die Eingabe, Verwaltung und Auswertung von

• allgemeinen Schuldaten,
• Daten zu Lehrern und Mitarbeitern,
• Daten zu Schülern und Eltern,
• Daten zu Klassen und Jahrgangsstufen,
• Daten zu Fächern, Kursen und Arbeitsgemeinschaften.
• Finanzverwaltung (Schulbuchfonds, Lehrmittel usw.)

Darüber hinaus können die Noten- bzw. Punktvergabe direkt oder mit Nutzung eines Notenheftes eingegeben sowie Dokumente einschließlich Zeugnisse gedruckt werden.
CZSchule ist eine Datenbankanwendung, die Runtime-Bibliotheken und die Datenbanktreiber sind Bestandteil des Softwarepaketes. Das gesamte Datenbanksystem ist in der EXE-Datei integriert. Eine spezielle Datenbank - Administration durch einen dafür ausgebildeten Mitarbeiter ist nicht notwendig.
CZSchule ist für die lokale Anwendung in der Schule konzipiert. Die Pflege (Weiterentwicklung, Bugfixes, Übergabe von Druckvorlagen usw.) wird durch Downloads aus dem Internet realisiert. Die Kommunikation nach außen erfolgt durch Export und Import spezieller Dateien.
Die Software wird standardmäßig auf dem Server eines lokalen Netzwerkes installiert. Von den Clientrechnern des LAN wird über eine Verknüpfung die EXE-Datei auf dem Server aufgerufen. Die Daten verbleiben zentral auf dem Server. Der gleichzeitige Zugriff auf den gleichen Datensatz (z.B. Schüler) wird verhindert. Das Programm kann auch auf einem Einzelrechner installiert und genutzt werden.

Die Zugriffsrechte auf das Programm bzw. den Ordner, in den es installiert wurde, werden über die Rechteverwaltung des LAN geregelt. Hier muss für jeden berechtigten Mitarbeiter volles Lese- und Schreibrecht existieren, einschließlich dem Recht, Unterordner anlegen zu können. Für die Zugriffsrechte auf die Daten innerhalb des Programms gibt es eine Rechteverwaltung.

Im aktuellen Entwicklungsstand enthält CZSchule vorerst keine interne Stunden- und Kursplanung, sondern stützt sich dazu auf die marktüblichen Planungsprogramme. Insbesondere wird der Datenaustausch mit „gpUntis“ unterstützt. Die von externen Planungsprogrammen erstellten Stundenpläne werden in CZSchule importiert und können weiter bearbeitet werden. Korrekturen können wieder zurück exportiert werden, um Doppelarbeit zu vermeiden. Ein wiederholter Import nach Stundenplanänderungen ist jederzeit möglich. Vorhandene Stundenpläne können darüber hinaus auch manuell ins Programm übernommen werden.

Die übernommenen oder selbst angelegten Stundenpläne werden den Jahrgangsstufen und Klassen zugeordnet. Einerseits kann daraus der Einsatz der Lehrer pro Wochentag in ihren Fächern, Kursen und Arbeitsgemeinschaften generiert werden. Andererseits können damit die Unterrichtspläne der Schüler individuell aufgebaut werden. Teilungsfächer und/oder Arbeitsgemeinschaften werden berücksichtigt.
Das Programm stellt Muster-Drucklisten und -Dokumente (Schülerausweis, Schülerdatenblatt, Zeugnisse usw.) zur Verfügung. Die Erstellung und das Einbinden aller notwendigen Dokumente und Drucklisten erfolgt schulspezifisch im Rahmen der Installation und Einrichtung des Programms.
Darüber hinaus enthält CZSchule hervorragende Techniken zur operativen Auswertung von Schülerdaten und deren Übertragung in andere Softwareprodukte, z.B. Word oder Excel, zur weiteren Bearbeitung oder Recherche.

CZSchule unterstützt die Verwaltung von Arbeitsgemeinschaften und Kursen. Sie können wie Unterrichtsfächer mit zusätzlichen Eigenschaften den Jahrgangsstufen und Klassen zugeordnet, in der Stundenverteilung (Stundenplan) der Schüler berücksichtigt und in die Kommunikation mit „gpUntis“ einbezogen werden.
Zum Testen verschiedener Varianten der Eingabe und Auswertung besteht die Möglichkeit, auf einen bestehenden Datenbestand mit Testdaten zuzugreifen.
Das Programm enthält eine ausführliche Online-Hilfe, die sich auch als pdf-Datei im Lieferumfang befindet.

Technische Voraussetzungen:
Das Programm CZSchule kann sowohl auf Einzel-PC als auch in PC-Netzen (NOVELL®, Windows-NT, Win2000/XP/2003) eingesetzt werden. Es wird empfohlen, die folgenden Minimalforderungen zu realisieren, um alle vorhandenen Funktionen des Programms in voller Qualität nutzen zu können.

Betriebssystem:	Win98, Windows-NT, Win2000, WinXP, VISTA, Windows7
Prozessor:	Ab P III/500 (empfohlen > 1GHz)
Hauptspeicher:	512 MB (empfohlen 1 GB)
Festplatte:	Platzbedarf ca. 400 MB
Monitor:	SVGA / Color
parallele Schnittstellen:	1 **
Software Textverarbeitung:	Microsoft Word (ab Version 97 aufwärts)

Programmbeschreibung

CZSchule arbeitet mit der unter Windows üblichen Fenstertechnik. Die einzelnen Programmbestandteile können über die Menüleiste oder mit der Toolbar aufgerufen werden.

Für die Anmeldung sind eine Benutzerkennung und ein Kennwort einzugeben. Die Festlegung dieser Daten erfolgt in der Erfassungsmaske des jeweiligen Lehrers/Mitarbeiters durch einen dafür berechtigten Mitarbeiter. Mit der Anmeldung gelangt man standardmäßig in den aktuellen Datenbestand. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Datenbestand mit Testdaten auszuwählen und - wenn bereits Archivdaten existieren - auf diese zuzugreifen.

CzSchule unterstützt in der Auslieferungsversion den Erstaufbau des Datenbestandes durch eine Importschnittstelle für Daten aus anderen Programmen. Bisher können Daten aus einem der nachfolgenden Verfahren übernommen werden:

• WinSchule
• LUSD-BB
• „gpUntis“

Eingabe und Pflege von Stammdaten

Über das Menü „Stammdaten“ oder die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste können die Daten zur Schule, zu den Lehrern, Schülern und den Eltern verwaltet werden.
Die Bearbeitung erfolgt in unterschiedlichen Bearbeitungsmasken und deren Registern. In einzelnen Registern werden bereits vorhandene Übersichten angezeigt, z.B. Übersicht über den Lehrereinsatz bei den allgemeinen Schuldaten, wenn die Stundenpläne eingepflegt sind.
In den Eingabemasken eingefärbte Felder sind „Pflicht“-Felder. Ein Verlassen der Maske ohne entsprechende Eingabe ist nicht möglich. Auf diese Weise ist gesichert, dass die für die unterschiedlichen Programmfunktionen erforderlichen Daten vorhanden sind.

Einige Bearbeitungsmasken für Stammdaten

Schule allgemein

Schüler


Eltern


Wichtige Funktionen

Mit der Verwaltung (Eingabe, Pflege, Aktualisierung) der vielfältigen Stammdaten sind wichtige Funktionen für die tägliche Arbeit verbunden.

Arbeit mit den Schülerdaten:

Neben der Verwaltung der Schülerdaten können im Stammdatenblatt schülerspezifische Dokumente erstellt werden, z.B. Schülerausweis, Stammdatenblatt, Schulbescheinigung. Durch die Verwendung der Platzhaltertechnik ist es möglich, zusätzlich zu den mitgelieferten Vorlagen auch beliebige eigene Vorlagen auf einfache Weise zu erstellen. Bereits in der Schule vorhandene Mustervorlagen können angepasst und ergänzt werden. Über die Schülerverwaltung wird auch der Zeugnisdruck realisiert. Dazu können die amtlichen Zeugnisvordrucke durch Verwendung der entsprechenden Platzhalter benutzt oder eigene Vorlagen erstellt werden.

Darüber hinaus können durch Lehrer oder Schule erstellte Dokumente der „elektronischen Schülerakte“ hinzugefügt werden. Die Zuordnung von Dokumenten und anderen Dateien, die der Schüler vorlegt, ist ebenfalls möglich.

Benoten / Punktvergabe

Die Bewertung des Schülers in einem Unterrichtsfach wird durch den jeweiligen Lehrer vorgenommen. Dazu existiert ein gesondertes Modul. Nach Aufruf der Benotung werden alle Klassen und die Unterrichtsfächer eines Lehrers angezeigt. In der dazu gehörenden Schülerliste werden die Noten in Form von Vornoten (bis zu vier sind möglich) oder durch Nutzung eines Notenrechners eingetragen. Unterschiedliche Wichtungen sind dabei möglich. Die Bewertung kann als Note oder Punktwert vorgenommen werden.

Die Bewertung des Arbeits- und Sozialverhaltens ist auf ähnliche Weise möglich. Dabei werden bei jedem Schüler einer Klasse die jeweils unterrichtenden Lehrer angezeigt. Jeder Lehrer kann somit für die Schüler, die er unterrichtet, eine Einschätzung vornehmen. Die Gesamtbewertung ergibt sich als Durchschnittswert aller Eintragungen. Sie kann als Note oder Text (z.B. „sehr gut ausgeprägt“, „ausgeprägt“, „teilweise ausgeprägt“, „gering ausgeprägt“) ausgegeben werden.

Statistiken erstellen

Das Programm beinhaltet ein Tool zur freien Erstellung von Auswertedaten, die über die Windows-Zwischenablage in andere Auswerteprogramme (z.B. Excel) übergeben werden. Hierbei handelt es sich um ein allgemeines Werkzeug zur Auswertung der Schülerdaten in Form von zweidimensionalen Tabellen. Welche Daten als Zeilen und welche als Spalten angeordnet werden, kann ausgewählt werden. Der Datenbestand, der in den Tabellen auszuzählen ist, kann durch eine Vorrecherche eingegrenzt werden, z.B. wenn man nur Schüler oder nur Schülerinnen auswerten möchte.

Recherchen

Die Gewinnung von Informationen über die gespeicherten Daten zur Beantwortung von beliebigen Anfragen wird durch eine ausgefeilte Recherche-Technologie realisiert. Recherchen sind über einen eigenen Menüpunkt selbständig aufrufbar, können aber auch automatisch aufgerufen werden, wenn eine Auswahl erforderlich ist.

Die Auswahl der Suchbedingungen erfolgt in einer Maske, in der alle relevanten Suchfelder belegt werden können. Die Ausgabe kann in Listenform mit Druckmöglichkeit (Normalrecherche - Standardeinstellung) oder als Ausgabe von Summen, gruppiert nach einem Datenfeld, erfolgen. In diesem Fall kann durch mehrmalige Rechercheläufe mit wechselnden Bedingungen eine ganze Tabelle erzeugt werden, die über die Zwischenablage in eine Tabellenkalkulation kopiert und dort weiterbearbeitet werden kann. (Recherche mit Summierung).

Die Auswahlbedingungen lassen sich durch logische UND- sowie ODER-Operatoren miteinander verknüpfen.

Export / Import

CzSchule enthält ein Export-Tool, mit dessen Hilfe beliebige Schülerdaten zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen bereitgestellt und weiter verarbeitet werden können. Der Export ist entweder in eine ASCII(Text)-Datei oder in die Windows- Zwischenablage möglich. Die Textdateiausgabe eignet sich besonders für die Erzeugung von Datenquellen für Serienbriefe (Ausgabe mit Semikolon als Trennzeichen, ohne Einschluss aber mit Kopfzeile). Die Zwischenablage (mit Tabulator als Trennzeichen) ist günstig für die Übertragung in eine Tabellenkalkulation.

Mit einer Variante "Report-Druck" ist ein Export in eine temporäre Datei möglich, die anschließend sofort in einer vorgefertigten Listenvariante ausgedruckt werden kann.

Die Exportdaten sind variabel hinsichtlich der auszugebenden Datenmenge, der Anordnung der Datenfelder und der Struktur (Trennzeichen usw.). Das Export-Tool ist automatisch mit der Recherche verknüpft.
Zur Zusammenarbeit mit besteht darüber hinaus eine Exportmöglichkeit, mit der man Daten über Lehrer, Räume, Klassen, Schüler, Fächer, Unterricht, Kurswahl als strukturierte *.Txt-Dateien nach „gpUntis“ übertragen kann. Änderungen in den genannten Daten können so in „gpUntis“ aktualisiert werden.

Versetzungen nach Schuljahresabschluss

CZSchule bietet die Möglichkeit, nach Abschluss des Schuljahres die Versetzungen der Schüler in die nächsthöhere Klasse vorzunehmen. In der aktuellen Programmversion ist vorerst nur eine manuelle Versetzung von Klasse zu Klasse aller oder einzelner Schüler implementiert.

Zunächst werden die Schüler der höchsten Klassen in die Pseudo-Klasse "Abgang" versetzt. Der Inhalt von "Abgang" kann je nach Bedarf archiviert oder gelöscht werden. Danach werden die Schüler der jeweils vorhergehenden Klassen in die frei gewordenen darüber liegenden Klassen versetzt. Werden neue Klassen aufgemacht, dann sind diese vorher zu definieren. Die Versetzungsmaske kann auch für einzelne Umsetzungen im laufenden Schuljahr genutzt werden.

Klassennamen, die nicht mit einer Zahl beginnen, z.B. "Pool1", können verwendet werden, um vor Schuljahresbeginn Schüler zu erfassen. Ihre Zuordnung zu „echten“ Klassen erfolgt ebenfalls mit dem Versetzungstool.

Nach Abschluss der Versetzungen wird eine Datenaktualisierung durchgeführt und die Schülerdaten den neuen Klassen und Jahrgängen angepasst. Bisherige Daten (Noten, Fehlzeiten usw.) werden gelöscht.

Vor der Durchführung der Versetzungen sind die Daten zu archivieren. Auf die jeweiligen Jahres-Archive kann jederzeit zugegriffen werden.

Finanzverwaltung

Die integrierte Finanzverwaltung bietet die Möglichkeit der Kontrolle von offenen Forderungen und Zahlungseingängen. Die Zahlungsgründe können über die Auswahlparameter beliebig erweitert werden.  Über eine Kontrollliste können alle offenen Forderungen angezeigt bzw. ausgedruckt werden.
Über eine Wordvorlage können Schreiben an die Eltern über offene Forderungen bzw. Rückerstattungen erstellt werden.

Datenbearbeitung mit CZLehrer

Für die dezentrale Bearbeitung der Schülerdaten durch Klassen- und Fachlehrer dient das externe Zusatzprogramm  CZLehrer. Es enthält ausgewählte Funktionen aus CZSchule und ist für die Unterstützung der täglichen Arbeit von Lehrern im laufenden Schulbetrieb vorgesehen. CZLehrer ermöglicht es, bestimmte Schüler-Daten extern (am heimischen Arbeitsplatz) zu pflegen. Dazu zählen:

• Eingabe von Noten (und Punkten) für die Fächer aller Klassen und Schüler, die der jeweilige Lehrer unterrichtet,
• Eingabe von Fehlzeiten für die Schüler der Klasse(n), für die der Lehrer Klassenlehrer ist
• Eingabe von Textkonserven in Vorbereitung des Zeugnisdruckes für die Schüler der Klasse(n), für die der Lehrer Klassenlehrer ist.